Sind Lastenhefte noch zeitgemäß?

Im Projektmanagement sind Lastenhefte bereits seit vielen Jahren verbreitet. Als Zusammenfassung der Kundenwünsche bündeln sie Erwartungen und Zielsetzungen prägnant. Mittlerweile negieren aber einige Menschen den Nutzen der Methode. Dieser Artikel zeigt auf, ob sich Lastenheft noch lohnen und wie man bei der Erstellung vorgehen kann.

Was Befürworter und Gegner sagen

Eingebürgert haben sich Lastenhefte im Bereich des Projektmanagements. Auftraggeber aus der Medienbranche, im Maschinenbau oder der Softwareentwicklung nutzen sie, um ihre Vorstellungen eines gelungenen Projekts zu konkretisieren. Kritiker sehen diese Methode als nicht mehr zeitgemäße Bürokratie an. Sie argumentieren, dass lockere Alternativen wie die Scrum-Methode oder Design Thinking ebenso zu erfolgreichen Ergebnissen führen würden. Kritisiert wird neben dem Zeitaufwand das als starr empfundene Design, welches in der Regel bestimmten Leitsätzen folgt. Einige Unternehmen setzen auf kleinteilige Projekte und die kontinuierliche Kommunikation mit dem Kunden.

Trotz dieser Kritikpunkte ist das Lastenheft nach wie vor ein gängiges Mittel. Es ermöglicht Kunden eine präzise Definition ihrer Wünsche und räumt Unklarheiten schnell aus dem Weg. Die von einigen monierte Standardisierung hat zudem ihre ganz eigenen Vorteile. Insbesondere Firmen, die ungern Risiken eingehen, bevorzugen stringente Formulierungen und Zielsetzungen. Genau hier setzt das Lastenheft an.

Einsatz von Lastenheften: ein konkretes Beispiel

In unzähligen Branchen sind ERP-Systeme nicht mehr wegzudenken. Software zur Buchhaltung, Logistik, Personalplanung und Co. werden in einer Oberfläche gebündelt und erleichtern die Arbeit ungemein. Die meisten Firmen arbeiten mit Oberflächen von Microsoft und suchen nach kompatiblen Lösungen. Schließlich sind auch die meisten Softwarelösungen auf das meistgenutzte Betriebssystem ausgerichtet. Möchten Firmenkunden eine derartige Software etablieren, sollten sie auf einen Lastenheft Generator setzen. Das Tool nimmt den Erstellern lästige Arbeitsschritte ab und vereinfacht die Formulierung der konkreten Vorstellungen. So werden wichtige Informationen über das Unternehmen gebündelt und mit den jeweiligen Anforderungen der Firma verknüpft. Mithilfe des Generators lassen sich die Zwischenschritte bequem speichern und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgreifen. Das nimmt Druck aus dem Kessel. In der Oberfläche wählt der Nutzer dann die ihm besonders wichtigen Punkte aus und konkretisiert das Projekt weiter. Im Vergleich zu einer handschriftlichen Erstellung oder Word-Vorlagen spricht die deutlich breitere Funktionalität für die Verwendung eines entsprechenden Tools.

Welche Vorgaben das Lastenheft enthalten sollte

Zur Vereinheitlichung haben sich in allen betroffenen Branchen bestimmte Regeln etabliert. Das Lastenheft enthält stets eine Beschreibung des Unternehmens, um den Kunden einen entsprechenden Kontext zu geben. Ferner werden die konkreten Vorstellungen über das Projekt, seine Funktionen und andere Anforderungen festgehalten. Jeder der Punkte sollte prägnant gehalten werden, also weder zu ausführlich noch zu kurz erscheinen. Genaue Regelungen werden in der DIN-Norm 69901 zu Begriffen und Funktionsweisen des Projektmanagements aufgeführt. Allerdings regelt auch das berühmte Normungsinstitut nicht jeden einzelnen Punkt. Wie genau die Sätze formuliert werden müssen, bleibt den jeweiligen Vertragspartnern überlassen. Grundsätzlich hat sich eine sachbezogene und klar definierende Sprache bewährt. Verklausulierte Sätze mit fünf Absätzen zählen ebenso zu den No-Gos wie blumige Formulierungen, aus denen der Auftragnehmer keine konkreten Handlungen ableiten kann.

Fazit

Allen Unkenrufen zum Trotz sind Lastenhefte ein weiterhin beliebtes Instrument, das in den unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz kommt. Richtig eingesetzt, definieren sie für beide Seiten klare Erwartungen und tragen zum erfolgreichen Projektabschluss bei.

Dieser Beitrag wurde geschrieben von Andreas Erle am Donnerstag, 30. Mai 2024 um 00:00 und eingeordnet unter WBlog .